Sigorta Şirketi Mutabakatı Nedir? Adım Adım Aylık Mutabakat

Sigorta acenteleri her ay, sigorta şirketlerinin gönderdiği üretim listesini kendi kayıtlarıyla karşılaştırır. Bu karşılaştırmaya mutabakat denir. Amaç basittir: şirketin listesindeki poliçeler, primler ve komisyonlar ile acentenin kayıtları birbirini tutuyor mu? Tutmuyorsa fark nerede?

Mutabakat neden önemlidir?

• Girilmesi unutulmuş poliçeleri ortaya çıkarır.
• Prim ve komisyon farklarını erkenden fark ettirir.
• Şirkete ödenecek ve şirketten alınacak tutarların doğruluğunu sağlar.
• Acentenin kendi muhasebesinin güvenilirliğini korur.

Mutabakatta hangi farklar çıkar?

Tutar farkı

Poliçe iki tarafta da vardır ama prim ya da komisyon farklıdır. Zeyil, iptal ya da düzeltmeler genellikle bu farkların kaynağıdır.

Bizde yok

Şirketin listesinde olup acentenin kayıtlarında bulunmayan poliçedir. Çoğu zaman girilmesi unutulmuş bir iştir.

Dosyada yok

Acentede kayıtlı ama şirketin listesinde görünmeyen poliçedir. Şirkete sorulması gereken bir kalemdir.

Eşleşen

İki tarafta da aynı olan poliçelerdir; kontrol listesinden düşer.

Adım adım aylık mutabakat

1. Tarafı ve dönemi seçin: hangi sigorta şirketi, dış acente ya da komisyoner; hangi ay.
2. Kendi dökümünüzü görün: açılış, prim, komisyon, iptal ve zeyil, ödeme ve kapanış.
3. Karşı tarafın dosyasını yükleyin: şirketin üretim listesi genellikle Excel ya da XML olarak gelir.
4. Farkları inceleyin: tutar farkları, sizde olmayanlar ve dosyada olmayanlar ayrı ayrı ele alınır.
5. Kabul ettiğiniz düzeltmeleri kayıtlarınıza işleyin.
6. Açık fark kalmadığında mutabakatı onaylayın.

Farkların yaygın nedenleri

• Zeyil ve iptaller: Ay içinde yapılan bir zeyil ya da iptal bir tarafa işlenmiş, diğerine işlenmemiş olabilir.
• Dönem farkı: Poliçenin tanzim tarihi ile şirketin listeye aldığı tarih farklı aylara düşebilir.
• Komisyon oranı: Anlaşma değişikliği ya da branşa özel oranlar komisyon farkı yaratabilir.
• Eksik giriş: Yoğun günlerde kesilen bir poliçe acentenin kayıtlarına girilmemiş olabilir.
• Yazım farkları: Poliçe numarasındaki bir boşluk ya da ek, eşleşmeyi bozabilir.

Bu nedenleri bilmek, farkları incelerken hangi soruyu soracağınızı belirler. Tutar farkı görülen bir poliçede önce zeyil ve iptal kayıtlarına, bizde olmayan bir poliçede önce o ayın kesilen poliçelerine bakmak, çoğu farkı kısa sürede açıklar.

Dış acente ve komisyoner mutabakatı

Mutabakat yalnızca sigorta şirketleriyle yapılmaz. Dış acenteler ve komisyonerlerle çalışan acenteler, iş ortaklarına düşen payları ve onlarla olan alacak-borç durumunu da düzenli olarak karşılaştırmak ister. Her poliçede iş ortağı payının ayrıca tutulması, bu mutabakatı da şirket mutabakatı kadar düzenli hale getirir.

Mutabakatı kolaylaştıran alışkanlıklar

• Poliçeleri kesildikleri gün kaydedin; ay sonuna bırakmayın.
• Zeyil ve iptalleri ilgili poliçeye bağlı olarak girin.
• Her şirket için mutabakatı aynı günlerde yapmayı alışkanlık haline getirin.
• Açıklanamayan farkları not alıp şirkete toplu olarak sorun.

Elle mutabakatın zorlukları

Şirketin listesini kendi tablonuzla göz ucuyla karşılaştırmak, poliçe sayısı arttıkça saatler sürer ve farklar yine gözden kaçabilir. Üstelik her şirketin dosya biçimi farklı olabilir. Bu yüzden mutabakat, otomasyondan en çok fayda sağlayan acente işlerinden biridir. Otomasyonun genel mantığını Süreç Otomasyonu Nedir? yazımızda anlattık.

Kapalı dönemlerde düzeltme

Bazen bir fark, muhasebesi kapatılmış bir aya aittir. Bu durumda kayıtları doğrudan değiştirmek, daha önce alınmış raporların tutarlılığını bozabilir. Sağlıklı bir yöntem, kapalı döneme düşen düzeltmeleri ayrıca listelemek ve kontrollü şekilde işlemektir. Böylece hem geçmiş raporlar korunur hem de farkın nereden geldiği izlenebilir kalır.

Excel ve XML dosyalarıyla çalışmak

Sigorta şirketlerinin gönderdiği listeler farklı biçimlerde olabilir: kimi Excel, kimi XML olarak gelir; sütun adları ve sıraları da şirketten şirkete değişir. Bu yüzden mutabakat aracının ilk yüklemede sütunların hangi bilgiye karşılık geldiğini eşleştirmeye ve bunu sonraki aylar için hatırlamaya izin vermesi büyük kolaylıktır. Böylece her ay aynı şirketin dosyası tek seferde okunur ve eşleştirme işi tekrar yapılmaz.

Mutabakat için hazırlık listesi

• Şirketin o aya ait üretim listesi (Excel ya da XML) elinizde mi?
• Ay içindeki bütün poliçe, zeyil ve iptaller kaydedildi mi?
• Şirkete yapılan ödemeler ve mahsuplar işlendi mi?
• Bir önceki ayın açık farkları kapatıldı mı?

Bu dört soruya “evet” diyebildiğinizde mutabakat çok daha hızlı ilerler; çünkü çıkan farkların büyük kısmı gerçek farklar olur, eksik girişlerden kaynaklanan gürültü azalır.

Mutabakat sonrası

Mutabakat onaylandığında o şirketle o aya ait hesaplar netleşir: şirkete ödenecek prim, şirketten alınacak komisyon ve açık kalemler bellidir. Bu bilgiler ödeme takvimine ve genel duruma yansıdığında acente, hangi şirkete ne zaman ne kadar ödeme yapacağını ve hangi komisyonun ne zaman geleceğini önceden görür. Düzenli yapılan mutabakat, acentenin finansal tablosunun güvenilirliğinin temelidir.

Kontrol sizde kalmalı

Mutabakatı kolaylaştıran bir program, şirket dosyasını okuyup farkları ayırmalı; ama dosyanın kendisi kayıtlarınızı kendiliğinden değiştirmemelidir. Farkları inceleyip hangilerini kabul edeceğinize siz karar vermelisiniz.

Poliçem 7/24 ile mutabakat

Paspal'ın geliştirdiği Poliçem 7/24'te mutabakat ekranında şirket ve ay seçilir, şirketin listesi Excel ya da XML olarak yüklenir. Program poliçeleri eşleştirir; farklar, bizde olmayanlar, dosyada olmayanlar ve eşleşenler ayrı sekmelerde listelenir. Dosya tek başına hiçbir muhasebe hareketi oluşturmaz: kabul ettiğiniz farkları siz uygular, ardından mutabakatı onaylarsınız.