Süreç Otomasyonu Nedir? Hangi İşler Otomatikleştirilebilir?

Her işletmede, her gün ya da her ay aynı şekilde tekrar eden işler vardır: bir hatırlatma mesajı göndermek, bir tablodaki veriyi başka bir yere aktarmak, vadesi yaklaşan kayıtları listelemek, ay sonu raporunu hazırlamak… Bu işler tek tek küçük görünür; ama bir araya geldiğinde ekibin haftasında ciddi bir yer kaplar. Süreç otomasyonu, bu tekrar eden işleri kurallara bağlayıp yazılıma devretmektir.

Süreç otomasyonu ne demek?

Süreç otomasyonu, belirli bir kurala göre her seferinde aynı şekilde yapılan işlerin insan müdahalesi olmadan ya da en az müdahaleyle yazılım tarafından yapılmasıdır. Süreç otomasyon yazılımı da bu kuralları tanımlamayı, çalıştırmayı ve sonuçlarını izlemeyi sağlayan araçtır.

Burada önemli olan “kural” kelimesidir. Bir iş “şu olduğunda şunu yap” şeklinde tarif edilebiliyorsa, büyük ihtimalle otomatikleştirilebilir.

Hangi işler otomatikleştirilebilir?

• Hatırlatmalar: vadesi gelen ödeme, yaklaşan randevu, yenilenecek sözleşme ya da poliçe.
• Veri aktarımı: bir formdan gelen bilginin ilgili kayda yazılması, bir dosyadaki satırların sisteme yüklenmesi.
• Belge okuma: PDF ya da Excel gibi belgelerden bilgilerin otomatik olarak alınması.
• Durum güncellemeleri: bir işin aşaması değiştiğinde ilgili kişinin bilgilendirilmesi.
• Karşılaştırma: iki listenin satır satır eşleştirilip farkların ayrılması.
• Raporlar: kayıtlardan düzenli olarak özet tabloların ve panoların üretilmesi.
• Onay akışları: belirli bir tutarın üzerindeki işlemlerin yetkili kişiye yönlendirilmesi.

Otomasyon türleri

Zamana bağlı otomasyon

Belirli bir tarihte ya da belirli aralıklarla çalışan otomasyonlardır. Her sabah vadesi yaklaşan kayıtların listelenmesi, her ay başında özet raporun hazırlanması ya da bir sözleşmenin bitişinden belirli bir süre önce hatırlatma oluşturulması bu türe girer.

Olaya bağlı otomasyon

Bir şey olduğunda tetiklenen otomasyonlardır. Yeni bir talep geldiğinde ilgili kişiye atanması, bir ödeme kaydedildiğinde müşteri bakiyesinin güncellenmesi ya da bir işin aşaması değiştiğinde ekibin bilgilendirilmesi gibi.

Belgeye bağlı otomasyon

PDF, Excel ya da XML gibi belgelerden bilgilerin okunarak sisteme aktarılmasıdır. Elle yazmanın en çok zaman aldığı ve en çok hata çıkardığı işlerde belirgin fark yaratır. Belge okumada önemli bir nokta, belgelerin nerede işlendiği ve kişisel verilerin üçüncü taraflara gönderilip gönderilmediğidir.

Otomasyon ile entegrasyon aynı şey mi?

Sık karıştırılır. Entegrasyon, iki farklı yazılımın birbiriyle veri alışverişi yapmasıdır; otomasyon ise bir işin kurala bağlanarak kendiliğinden yapılmasıdır. Bir otomasyon entegrasyon kullanabilir ama zorunlu değildir: aynı yazılımın içinde çalışan bir hatırlatma da otomasyondur. Çoğu işletme için en hızlı kazanç, önce kullandığı yazılımın içindeki otomasyonlardan gelir.

Otomasyon ne kazandırır?

Unutulan iş kalmaz

İnsan hafızasına bağlı hatırlatmalar yoğun günlerde atlanabilir. Yazılım ise kuralı her seferinde uygular. Özellikle yenileme, vade ve tahsilat gibi tarihe bağlı işlerde bu fark doğrudan gelire yansır.

Hata payı azalır

Aynı bilginin birkaç kez elle girilmesi, yazım ve aktarım hatalarına davetiye çıkarır. Bilgi bir kez girilip ilgili yerlere otomatik taşındığında bu tür hatalar büyük ölçüde ortadan kalkar.

Ekip daha değerli işlere zaman ayırır

Otomasyonun amacı insanların yerini almak değil, onları tekrar eden işlerden kurtarmaktır. Tablo doldurmaya harcanan zaman müşteriyle konuşmaya, satışa ve işi geliştirmeye ayrılabilir.

Otomasyona nereden başlanmalı?

1. Bir hafta boyunca ekibin tekrar eden işlerini not edin.
2. Her işin ne sıklıkta yapıldığını ve ne kadar sürdüğünü yazın.
3. “Şu olduğunda şunu yap” şeklinde tarif edilebilenleri ayırın.
4. En sık yapılan ve en çok hata çıkan işi ilk aday olarak seçin.
5. Otomasyonu kurun, birkaç hafta sonuçlarını izleyin, sonra bir sonrakine geçin.

Otomasyonda dikkat edilmesi gerekenler

• Karar gerektiren işleri tamamen otomatiğe bağlamayın; yazılım hazırlasın, son kararı insan versin.
• Otomasyonun ne yaptığı görünür olsun: hangi kayıt neden değişti, izlenebilmeli.
• Bir kuralın yanlış çalıştığını fark ettiğinizde geri almak kolay olmalı.
• Kişisel verilerin işlendiği otomasyonlarda KVKK gerekliliklerine dikkat edin.

Otomasyon kuralını nasıl tarif edersiniz?

Bir işi otomasyona devretmeden önce kuralını yazıya dökmek gerekir. Bunun için üç soru yeterlidir: Ne zaman çalışacak? Neyi kontrol edecek? Sonuçta ne yapacak? Örneğin “Her sabah (ne zaman), bitiş tarihine otuz günden az kalan poliçeleri (neyi kontrol edecek) sorumlu kişinin listesine ekle (ne yapacak)” cümlesi, açık ve uygulanabilir bir otomasyon kuralıdır.

Kuralı yazarken istisnaları da düşünün: tatil günleri, iptal edilmiş kayıtlar, zaten işlem yapılmış işler… İstisnalar baştan belirlenirse otomasyon gereksiz uyarılar üretmez ve ekip ona güvenmeye devam eder. Güvenilmeyen bir otomasyon ise kısa sürede görmezden gelinir.

Küçük işletmeler için otomasyon

Otomasyon yalnızca büyük şirketlere özgü değildir. Birkaç kişilik bir ekipte de her gün yarım saat süren bir aktarım ya da hatırlatma işi, ay sonunda saatlere ulaşır. Kullanılan iş yazılımının içinde hazır gelen otomasyonlar, küçük işletmeler için genellikle en hızlı ve en ekonomik başlangıçtır.

Otomasyonun etkisini görmek

Bir otomasyonu kurduktan sonra birkaç hafta boyunca sonuçlarını izleyin: o iş için harcanan süre azaldı mı, hatalar ve unutulan işler azaldı mı? Bu basit gözlem, bir sonraki otomasyonu seçmeyi de kolaylaştırır.

Sektörden bir örnek: sigorta acenteleri

Sigorta acenteleri otomasyondan en çok fayda sağlayan işletmelerden biridir. Poliçe bitiş tarihleri yaklaştıkça yenileme listesinin kendiliğinden oluşması, poliçe PDF'inden bilgilerin forma aktarılması ya da sigorta şirketinin üretim listesinin kayıtlarla satır satır karşılaştırılması tipik örneklerdir. Paspal'ın geliştirdiği Poliçem 7/24 bu işleri acente programının doğal bir parçası olarak yapar; ancak mutabakat gibi kritik adımlarda son karar her zaman kullanıcıda kalır.