İş Süreçleri Nasıl Dijitalleştirilir? Adım Adım Yol Haritası
6 dk okuma
Dijitalleşme denince akla çoğu zaman yeni bir yazılım satın almak gelir. Oysa yazılım, yolculuğun ortasında bir yerdedir. Önce süreci anlamak, sonra sadeleştirmek, en son dijital araçlara taşımak gerekir. Aksi halde dağınık bir süreci yalnızca dağınık bir yazılıma taşımış olursunuz.
1. Mevcut süreci olduğu gibi çıkarın
İşin nerede başladığını, kimlerin elinden geçtiğini, hangi belgelerin kullanıldığını ve nerede bittiğini yazın. Olması gerekeni değil, gerçekte olanı yazmak önemlidir.
2. Gereksiz adımları ayıklayın
Süreci kâğıda döktüğünüzde aynı bilginin birkaç kez girildiği, kimsenin okumadığı raporların hazırlandığı veya onay için gereksiz yere beklendiği yerler ortaya çıkar. Bunları dijitalleşmeden önce temizlemek, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.
3. Tekrar eden işleri belirleyin
Her gün, her hafta veya her ay aynı şekilde yapılan işler otomasyon için en iyi adaylardır: hatırlatmalar, veri aktarımları, düzenli raporlar ve standart onay akışları gibi.
4. Küçük başlayın
Bütün süreçleri bir anda değiştirmeye çalışmak ekipte direnç yaratır. En çok zaman kaybettiren tek bir süreçle başlayıp sonuçları gördükten sonra genişletmek daha sağlıklıdır.
5. Doğru aracı seçin veya geliştirin
- Hazır bir yazılım ihtiyacın büyük kısmını karşılıyorsa onu uyarlamak genellikle daha hızlıdır.
- Süreç işletmeye özgüyse ve rekabet avantajı sağlıyorsa özel yazılım daha doğru olabilir.
- Her iki durumda da verinin işletmeye ait olduğundan ve dışa aktarılabildiğinden emin olun.
6. Ekibi sürece dahil edin
Yazılımı kullanacak kişiler süreci en iyi bilen kişilerdir. Onların geri bildirimiyle şekillenen bir sistem hem daha doğru çalışır hem de daha kolay benimsenir.
Dijitalleşmenin amacı daha fazla ekran değil, daha az karmaşadır. Doğru yapıldığında ekip yeni sistemi değil, geri kazandığı zamanı fark eder.