Sigorta Acentesi Programı Nedir? Seçerken Nelere Bakılmalı?

Bir sigorta acentesinin günü; gelen teklif talepleri, şirket ekranlarından alınan fiyatlar, kesilen poliçeler, müşteriden yapılan tahsilatlar, sigorta şirketine yapılan ödemeler, yaklaşan yenilemeler ve ay sonunda şirketle yapılan mutabakat arasında geçer. Bu işlerin her biri ayrı bir tabloda ya da ayrı bir programda tutulduğunda bilgi parçalanır, kontrol zorlaşır. Sigorta acentesi programı, bu işleri tek bir sistemde birleştiren sektörel yazılımdır.

Sigorta acentesi programı ne işe yarar?

En temel haliyle bir acente programı müşteri ve poliçe kayıtlarını tutar. İyi bir acente programı ise bundan fazlasını yapar: teklif aşamasından tahsilata, komisyondan mutabakata kadar paranın ve işin izini aynı kayıtlar üzerinden sürer.

• Teklif takibi: Hangi talebin fiyatlandığı, onay beklediği ya da poliçeye dönüştüğü görünür.
• Poliçe takibi: Poliçeler, zeyiller ve iptaller müşteri kartıyla birlikte tutulur.
• Yenileme takibi: Bitiş tarihi yaklaşan poliçeler kendiliğinden listelenir.
• Tahsilat ve ödeme: Müşteriden alınan ve şirkete ödenen tutarlar kasa, banka ve kredi kartı hareketleriyle izlenir.
• Komisyon ve iş ortağı payları: Acentenin kazancı ve dış acente ya da komisyoner payları hesaplanır.
• Mutabakat: Sigorta şirketinin listesi kayıtlarla karşılaştırılır.
• Raporlama: Üretim, tahsilat ve alacak-borç durumu tek ekrandan görülür.

Excel ile acente yönetimi neden zorlaşır?

Birçok acente işe Excel tablolarıyla başlar ve bu, belli bir noktaya kadar iş görür. Poliçe sayısı arttıkça ve birden fazla kişi aynı dosyalar üzerinde çalışmaya başladıkça sorunlar belirginleşir: hangi dosyanın güncel olduğu tartışılır, aynı bilgi birkaç yere yazılır, formüller bozulur, yenileme tarihleri gözden kaçar. Bu geçişi nasıl planlayabileceğinizi Sigorta Acentelerinde Dijital Dönüşüm yazımızda adım adım anlattık.

Acente programı seçerken nelere bakılmalı?

1. Para akışını bir arada tutuyor mu?

Acentenin işi yalnızca poliçe kaydı değildir; her poliçenin arkasında bir para akışı vardır. Primin tahsilatı, şirkete ödenmesi, komisyon ve iş ortağı payı aynı kayıtta tutulmuyorsa, ay sonunda rakamları bir araya getirmek yine elle yapılır.

2. Poliçe girişini kolaylaştırıyor mu?

Poliçe bilgilerini elle yazmak hem zaman alır hem hata riski taşır. Poliçe PDF'inden bilgileri okuyabilen ya da Excel'den toplu yükleme yapabilen bir program günlük iş yükünü belirgin şekilde azaltır.

3. Yenilemeleri kendiliğinden hatırlatıyor mu?

Yenileme, acentenin en değerli satış fırsatıdır. Bitiş tarihi yaklaşan poliçelerin kendiliğinden listelenmesi ve takip edilebilmesi, kaybedilen yenilemeleri azaltır. Konuyu Poliçe Yenileme Takibi yazımızda ayrıca ele aldık.

4. Mutabakatı destekliyor mu?

Sigorta şirketinin üretim listesini kayıtlarla satır satır karşılaştırmak, elle yapıldığında saatler sürebilir. Programın şirket dosyasını (Excel ya da XML) okuyup farkları ayırması büyük kolaylıktır. Ayrıntılar için Sigorta Şirketi Mutabakatı Nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

5. Yetkilendirme ve güvenlik nasıl?

• Personel yetkileri modül ve işlem bazında ayarlanabilmeli.
• Verilerin nerede saklandığı ve nasıl yedeklendiği açıkça anlatılmalı.
• Müşteri belgeleri işlenirken üçüncü taraflara gönderilip gönderilmediği belirtilmeli.
• Bütün bağlantılar şifreli olmalı.

6. Web tabanlı mı?

Web tabanlı bir acente programı kurulum gerektirmez; ofisten, evden ya da müşteri ziyaretinde telefondan kullanılabilir. Güncellemeler kendiliğinden gelir. Ofisteki bir bilgisayarın arızalanması da işi durdurmaz; veriler sunucuda güvende kalır ve başka bir cihazdan kaldığınız yerden devam edersiniz.

7. Fiyatlandırma açık mı?

Paketlerin ve aylık ücretlerin açıkça yazılı olması, kurulum ya da gizli ek ücret olup olmadığının baştan bilinmesi karar vermeyi kolaylaştırır.

Acentenin bir günü, programla nasıl değişir?

Sabah programı açan acente çalışanı önce gün içinde ilgilenmesi gereken işleri görür: fiyat bekleyen teklifler, bitişi yaklaşan poliçeler, vadesi geçmiş tahsilatlar. Gün içinde gelen bir teklif talebi doğrudan Teklif Merkezi'ne girer; şirket ekranlarından alınan fiyatlar aynı kayda eklenir ve müşteri onay verdiğinde teklif poliçeye dönüşür. Poliçe PDF'i yüklendiğinde bilgiler forma aktarılır. Tahsilat yapıldığında kasa ya da banka hareketi aynı anda oluşur. Ay sonunda ise şirketin listesi yüklenir ve mutabakat farkları ekrana gelir. Bütün bu adımlar ayrı tablolarda değil, aynı kayıtlar üzerinde gerçekleşir.

Demo sırasında neye bakılmalı?

• Bir teklif talebini girip fiyatlandırıp poliçeye dönüştürmek kaç adım sürüyor?
• Bir poliçe PDF'ini yüklediğinizde hangi alanlar kendiliğinden doluyor?
• Müşteri kartında bütün poliçeler, tahsilatlar ve açık bakiye bir arada görünüyor mu?
• Kasa, banka ve kredi kartı durumunu tek ekrandan görebiliyor musunuz?
• Bir şirket listesini yükleyip mutabakat farklarını görebiliyor musunuz?

Bir acente programı neyi yapmaz?

Beklentileri doğru kurmak da önemlidir. Acente programları genellikle acentenin işletme muhasebesini ve operasyonunu yönetir; resmi muhasebe ve e-fatura programlarının yerine geçmez. Sigorta şirketlerinden otomatik fiyat alma ya da şirket ekranlarında poliçe kesme ise her programın kapsamında değildir; satın almadan önce bunu net olarak sormak gerekir.

Paspal'ın acente programı: Poliçem 7/24

Paspal olarak sigorta acenteleri için özel olarak tasarladığımız Poliçem 7/24, yukarıdaki ihtiyaçlardan yola çıkarak geliştirildi: Teklif Merkezi, poliçe PDF okuma ve Excel'den toplu yükleme, yenileme ve satış fırsatları, tahsilat, kasa, banka ve acente kredi kartı takibi, komisyon ile dış acente ve komisyoner payları, Excel ve XML ile sigorta şirketi mutabakatı tek sistemde yer alır. Program web tabanlıdır; veriler Türkiye'deki sunucuda tutulur ve her gece yedeklenir.

Poliçem 7/24'ü uydurma verilerle dolu örnek bir acentede şifresiz deneyebilirsiniz: Canlı demoyu açın.