Poliçe Yenileme Takibi: Yenilemeleri Kaçırmamanın Yolları

Bir sigorta acentesi için yenileme, en değerli satış fırsatlarından biridir: müşteri sizi zaten tanır, ihtiyacını bilirsiniz ve ilişkiyi sürdürmek yeni bir müşteri bulmaktan genellikle daha kolaydır. Buna rağmen yoğun dönemlerde yenileme tarihleri gözden kaçabilir. Poliçe yenileme takibi, bu fırsatların düzenli ve zamanında değerlendirilmesini sağlayan iştir.

Yenilemeler neden kaçar?

• Bitiş tarihleri farklı tablolarda ya da şirket ekranlarında duruyor.
• Yenileme listesi elle, belirli aralıklarla hazırlanıyor.
• Müşteriye kimin, ne zaman döneceği belli değil.
• Teklif verilen ama sonuçlanmayan yenilemeler takip edilmiyor.

İyi bir yenileme takibi nasıl olmalı?

1. Liste kendiliğinden oluşmalı

Bitiş tarihi yaklaşan poliçelerin listesi her gün güncel olmalı ve kimsenin hazırlamasına gerek kalmamalı. Bu, yenileme takibinin temelidir.

2. Zamanlama doğru olmalı

Müşteriyle bitiş tarihinden yeterince önce iletişime geçmek, fiyat almak ve karşılaştırmak için zaman tanır. Branşa ve müşteriye göre ne kadar önceden başlanacağını belirleyip bunu düzenli uygulamak önemlidir.

3. Sorumlu belli olmalı

Her yenilemenin bir sorumlusu olmalı. Kimin aradığı, müşterinin ne dediği ve bir sonraki adımın ne olduğu kayda geçmeli.

4. Yenileme teklife bağlanmalı

Yenileme için alınan fiyatlar ve verilen teklif, aynı müşteri ve poliçe kaydıyla ilişkilendirilmeli. Böylece teklif kabul edildiğinde yeni poliçeye geçiş kolaylaşır, kabul edilmediğinde de nedeni görülür.

Adım adım yenileme süreci

1. Liste: Bitiş tarihi yaklaşan poliçeler her gün güncel olarak listelenir.
2. Önceliklendirme: Bitişe en az süre kalanlar ve en değerli müşteriler öne alınır.
3. Fiyat: Mevcut şirketten ve gerekirse diğer şirketlerden yenileme fiyatı alınır.
4. İletişim: Müşteriye fiyatlar, varsa teminat değişiklikleriyle birlikte sunulur.
5. Karar: Kabul edilen teklif poliçeye dönüştürülür, tahsilat planlanır.
6. Kayıt: Yenilenmeyen poliçelerin nedeni not edilir.

Yenileme görüşmesinde nelere dikkat edilmeli?

Yenileme görüşmesi yalnızca yeni fiyatı bildirmek için değil, müşterinin durumunda değişen bir şey olup olmadığını öğrenmek için de bir fırsattır. Araç, adres, aile ya da iş durumundaki değişiklikler teminat ihtiyacını etkileyebilir. Bir önceki yılın hasar geçmişini ve müşterinin geçen yıl dile getirdiği beklentileri bilmek, görüşmeyi daha verimli hale getirir. Bu yüzden müşteri kartında geçmiş görüşme notlarının durması önemlidir.

Kaybedilen yenilemelerden ders çıkarmak

Her yenileme kazanılmaz; ama her kaybedilen yenileme bir şey öğretir. Fiyat mı, geç iletişim mi, teminat mı, yoksa müşterinin başka bir acenteyle çalışmaya başlaması mı? Nedenleri düzenli olarak kaydetmek ve birkaç ayda bir bu kayıtlara bakmak, yenileme sürecindeki zayıf noktaları gösterir. Örneğin kayıpların çoğu geç iletişimden kaynaklanıyorsa, listenin daha erken başlaması gerektiği anlaşılır.

Yenilemeyi çapraz satışa dönüştürmek

Yenileme görüşmesi, müşterinin diğer ihtiyaçlarını konuşmak için de doğal bir fırsattır. Trafik sigortası olan bir müşterinin kaskosu, konut sigortası olan bir müşterinin DASK poliçesi gibi eksikleri görmek, müşteri kartında bütün poliçelerin bir arada durmasıyla mümkündür.

Yenileme takibinde ekip düzeni

Birden fazla kişinin çalıştığı acentelerde yenilemelerin kime ait olduğu netleşmezse iki sorun çıkar: aynı müşteri iki kez aranır ya da hiç aranmaz. Bunun önüne geçmek için yenilemeleri müşteri temsilcisine, branşa ya da şirkete göre paylaştırmak ve herkesin kendi listesini görmesini sağlamak işe yarar. Yönetici ise bütün listeyi ve hangi yenilemenin hangi aşamada olduğunu tek bakışta görebilmelidir.

• Her yenilemenin tek bir sorumlusu olsun.
• Görüşme notları müşteri kartına yazılsın, kişisel defterlerde kalmasın.
• Haftalık kısa bir toplantıda bekleyen yenilemelere birlikte bakılsın.
• Bitişine az kalan ve henüz aranmamış poliçeler ayrıca işaretlensin.

Müşteri iletişiminde kanal seçimi

Yenileme hatırlatması için telefon, mesaj ya da e-posta kullanılabilir. Hangi müşterinin hangi kanalı tercih ettiğini müşteri kartında not etmek, iletişimi hem daha etkili hem de daha saygılı hale getirir. Mesaj ve e-posta gibi yazılı kanallarda müşteriye gönderilen bilgilerin doğruluğu ve kişisel verilerin korunması önemlidir; ticari ileti gönderiminde müşterinin onayının bulunması gerektiği de unutulmamalıdır.

Yenileme performansını izlemek

Ay sonunda birkaç basit soruya bakmak, yenileme sürecinin sağlığını gösterir: Bu ay bitişi gelen poliçelerin kaçı yenilendi? Kaçı için teklif verildi ama sonuçlanmadı? Kaçına hiç ulaşılamadı? Bu rakamları aylar boyunca izlemek, hangi branşta ya da hangi dönemde zorlandığınızı gösterir ve iyileştirmenin nereden başlaması gerektiğini netleştirir.

Takvim ve tahsilat bağlantısı

Yenileme yalnızca satış değil, aynı zamanda bir tahsilat konusudur. Yenilenen poliçenin priminin nasıl ve ne zaman tahsil edileceği baştan planlanırsa, ay sonunda açık bakiyeler daha az sürpriz yaratır. Bu yüzden yenileme takibinin, tahsilat ve ödeme takvimiyle aynı sistemde olması acentenin nakit akışını da daha öngörülebilir kılar.

Acente programıyla yenileme takibi

Bir acente programında poliçeler bitiş tarihleriyle birlikte tutulduğu için yenileme listesi kendiliğinden oluşur. Paspal'ın geliştirdiği Poliçem 7/24 yenileme takibini ve müşteri satış fırsatlarını programın doğal bir parçası olarak sunar: bitiş tarihi yaklaşan poliçeler listelenir, yenileme Teklif Merkezi üzerinden teklife ve oradan poliçeye bağlanır.

Acente programlarının genel olarak neler sunduğunu merak ediyorsanız Sigorta Acentesi Programı Nedir? yazımıza göz atabilirsiniz.